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Funktionen

Funktionen der Zeiterfassung – von der Stempelung bis zum Export

Zeitavo verbindet die Erfassung im Alltag mit nachvollziehbaren Prüfungen und den Werkzeugen, die Führung, Personalabteilung und Betriebsrat brauchen.

Erfassen

Stempeln, wo gearbeitet wird

Im Browser, als installierbare Web-App und in der App – mit einem Tipp und auch ohne Verbindung.

  • Kommen, Pause, Gehen

    Ein Tipp genügt. Der Arbeitstag zeigt Arbeitszeit und Pause laufend an.
  • Ohne Verbindung

    Das Gerät speichert Stempelungen und überträgt sie, sobald die Verbindung zurück ist.
  • Ruhepause oder Bereitschaft

    Ruhepausen, Bereitschaft und Wartezeit werden getrennt erfasst, weil nur Ruhepausen als Pause zählen.
  • Projekte und Kostenstellen

    Arbeitszeit Projekten zuordnen, beim Stempeln per Projektwechsel oder später für ganze Zeiträume, und je Projekt auswerten. Mehr zur Projektzeiterfassung.

    Enthalten in den Plänen Business und Enterprise

  • Nacherfassung und Korrektur

    Mit Begründung und Genehmigung; jede Änderung steht im Protokoll.
  • Erinnerungen und Hinweise

    Push-Nachrichten bei vergessenem Ausstempeln und offenen Tagen, Hinweise beim Stempeln auf fällige Pausen und laufende Ruhezeit.

Prüfen

Nachvollziehbare Hinweise statt Blackbox

Zeitavo prüft die erfassten Zeiten nach versionierten Regelprofilen und zeigt mögliche Verstöße mit Regel, Profilversion und Rechtsgrundlage. Die Verantwortung für die Einhaltung bleibt beim Arbeitgeber; die Hinweise sind keine Rechtsberatung. Was das Gesetz verlangt, fasst der Ratgeber Arbeitszeiterfassung zusammen.

Beispiel

Ein Hinweis zur Ruhepause

Der Arbeitstag zeigt Arbeits- und Pausenblöcke und darunter den Hinweis mit Ist-Wert, Grenze und Rechtsgrundlage.

  • Arbeitszeitgesetz: Höchstarbeitszeit und Durchschnitt, Ruhepausen, Ruhezeit, Nachtarbeit, Sonn- und Feiertage
  • Jugendarbeitsschutzgesetz und Mutterschutzgesetz für die betroffenen Beschäftigten
  • Aufzeichnungspflichten nach Mindestlohngesetz, Arbeitnehmer-Entsendegesetz und Arbeitnehmerüberlassungsgesetz
Meine Zeiten: ein Arbeitstag mit Arbeits- und Pausenblöcken und der Warnung „Pause zu kurz – Ist 0:20 h, Grenze 0:30 h, § 4 ArbZG“
  • Abweichungen mit Rechtsgrundlage

    Abweichungen, etwa aus einem Tarifvertrag oder einer behördlichen Bewilligung, hinterlegen Sie mit Rechtsgrundlage, Gültigkeit und Geltungsbereich.
  • Mehrere Arbeitgeber

    Für Jugendliche und im Mutterschutz rechnet Zeitavo Arbeitszeiten bei anderen Arbeitgebern mit ein, soweit sie angegeben sind.
  • Vorschau auf Gesetzesänderungen

    Ein eigenes Profil zeigt auf Wunsch, wie sich der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz auswirken würde. Es ersetzt nicht das geltende Recht.

Verwalten

Modelle, Abwesenheiten und Salden

Die Grundlage für richtige Salden und eine entlastete Personalabteilung.

  • Arbeitszeitmodelle

    Feste Zeiten, Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit und Schichtarbeit mit Soll-Stunden.
  • Abwesenheiten und Feiertage

    Urlaub, Krankheit und Sonderurlaub mit Genehmigung, Feiertage je Bundesland. Mehr zur Urlaubsverwaltung.
  • Salden

    Gleitzeit- und Überstundensaldo für Beschäftigte und Personalabteilung jederzeit sichtbar.
  • Team-Übersicht

    Führungskräfte sehen Anwesenheit, Arbeitszeit und Hinweise ihres Teams für jeden Tag.
  • Teams und Vertretungen

    Teams mit Führungskräften und Vertretungen, damit Freigaben nicht liegen bleiben.

    Enthalten in den Plänen Business und Enterprise

  • Mehrere Betriebe

    Mehrere Betriebe, jeweils mit eigenem Bundesland und dessen Feiertagen.

    Enthalten in den Plänen Business und Enterprise

Auswerten

Exporte für Lohn, Behörden und eigene Systeme

  • CSV und PDF

    Je Person und Zeitraum, als Nachweis und für die eigene Auswertung.
  • Export für Behörden

    Aufzeichnungen zur Vorlage bei Behörden, mit Rechtsgrundlage und Erfassungsart.
  • Lohnexport im DATEV-Format

    Stunden und Abwesenheiten für die Lohnabrechnung.

    Enthalten in den Plänen Business und Enterprise

  • API und Webhooks

    Daten für eigene Systeme abrufen und über Änderungen benachrichtigt werden.

    Enthalten in den Plänen Business und Enterprise

  • Vollständiger Export

    Alle Daten Ihres Unternehmens kostenlos in dokumentierten Formaten, auch nach Vertragsende.
  • Auskunft nach der DSGVO

    Beschäftigte exportieren ihre eigenen Daten selbst.

Zusammenarbeiten

Rollen, Mitbestimmung und Anmeldung

  • Rollen und Rechte

    Beschäftigte, Führungskräfte, Personalabteilung, Administration, Prüfende, Betriebsrat und Abrechnung mit getrennten Rechten.
  • Betriebsrat

    Eigene Leserechte und die Konfiguration als Export, als Grundlage für eine Betriebsvereinbarung.
  • Anmeldung über Ihr Identitätssystem

    Single Sign-on per OIDC oder SAML und Abgleich der Beschäftigten per SCIM.

    Enthalten im Plan Enterprise

  • Eigene Datenbank

    Für besonders hohen Schutzbedarf eine Datenbank nur für Ihr Unternehmen.

    Enthalten im Plan Enterprise

  • Einrichtungsassistent

    Führt durch Betrieb, Modelle, Regelprofil und Einladungen; Beschäftigte auch per CSV-Datei.
  • Ihr Erscheinungsbild

    Logo und Akzentfarbe Ihres Unternehmens, Oberfläche auf Deutsch und Englisch.

Geltungsbereich

Branchen und Sonderregelungen

Zeitavo prüft die allgemeinen Regeln des Arbeitszeitgesetzes, des Jugendarbeitsschutzgesetzes und des Mutterschutzgesetzes. Für einige Branchen und Personengruppen gelten eigene Arbeitszeitregeln. Die Übersicht zeigt, was Zeitavo davon prüft; nicht geprüfte Regeln überwachen Sie selbst.

  • Binnenschifffahrt

    Nicht geprüft

    Fahrpersonal auf Binnenschiffen

    Für das Fahrpersonal gelten die Arbeits- und Ruhezeiten der Binnenschifffahrts-Arbeitszeitverordnung. Zeitavo prüft diese Regeln nicht; die allgemeinen Prüfungen nach dem Arbeitszeitgesetz können für diese Gruppe abweichen.

  • Offshore-Tätigkeiten

    Nicht geprüft

    Beschäftigte bei Offshore-Tätigkeiten im Sinne der Offshore-Arbeitszeitverordnung

    Die Offshore-Arbeitszeitverordnung lässt längere tägliche Arbeitszeiten und Sonntagsbeschäftigung mit Ausgleich zu. Zeitavo prüft diese Regeln nicht; die allgemeinen Prüfungen können Hinweise auf Verstöße zeigen, die nach der Verordnung zulässig sind, und deren eigene Grenzen übersehen.

  • Seearbeit

    Nicht geprüft

    Besatzungsmitglieder auf Kauffahrteischiffen im Sinne von § 3 SeeArbG

    Für Besatzungsmitglieder gilt anstelle des Arbeitszeitgesetzes das Seearbeitsgesetz. Zeitavo prüft dessen Arbeits- und Ruhezeiten nicht; Hinweise der allgemeinen Prüfungen haben für diese Gruppe keine Grundlage.

  • Luftfahrt (Besatzungsmitglieder)

    Nicht geprüft

    Besatzungsmitglieder von Luftfahrzeugen; das Bodenpersonal fällt unter das allgemeine Arbeitszeitrecht

    Für Besatzungsmitglieder gelten anstelle der Arbeits- und Ruhezeitregeln des Arbeitszeitgesetzes die Vorschriften über Flug-, Flugdienst- und Ruhezeiten. Zeitavo prüft diese nicht; Hinweise der allgemeinen Prüfungen haben für diese Gruppe keine Grundlage.

  • Bergbau unter Tage

    Nicht geprüft

    Beschäftigte im Bergbau unter Tage

    Im Bergbau unter Tage zählen die Ruhepausen zur Arbeitszeit, und bei hohen Temperaturen gelten kürzere Arbeitszeiten. Zeitavo bildet diese Regeln nicht ab; die allgemeinen Prüfungen können die Arbeitszeit dieser Gruppe zu niedrig ansetzen.

  • Straßentransport

    Teilweise geprüft

    Fahrerinnen, Fahrer und Beifahrende bei Straßenverkehrstätigkeiten im Sinne von § 21a ArbZG

    Für Beschäftigungen, die als Fahrtätigkeit im Straßentransport nach § 21a ArbZG gekennzeichnet sind, prüft Zeitavo das Sonderprofil DE-ArbZG-21a-RoadTransport: höchstens 60 Stunden je Woche und 48 Stunden im Durchschnitt von vier Kalendermonaten oder 16 Wochen, höchstens 10 Stunden innerhalb von 24 Stunden mit Nachtarbeit, Zusammenrechnung mit angegebenen Arbeitszeiten bei anderen Arbeitgebern, Aufzeichnung mit zwei Jahren Aufbewahrung und eine Kopie der Aufzeichnungen für die Beschäftigten. Lenk- und Ruhezeiten nach dem EU-Fahrpersonalrecht, verkürzte und aufgeteilte Ruhezeiten und tarifliche Abweichungen nach § 21a Abs. 6 ArbZG prüft Zeitavo nicht.

  • Fleischwirtschaft

    Teilweise geprüft

    Betriebe und selbständige Betriebsabteilungen der Fleischwirtschaft im Sinne von § 2 Abs. 1 GSA Fleisch (Schlachtung einschließlich Zerlegung, Fleischverarbeitung)

    Zeitavo prüft die Aufzeichnung nach § 6 Abs. 1 GSA Fleisch mit dem Profil DE-GSA-Fleisch, sobald der Betrieb das Branchenmerkmal Fleischwirtschaft trägt: Beginn unmittelbar bei Arbeitsaufnahme sowie Ende und Dauer am Tag der Arbeitsleistung, gemessen am Server-Zeitstempel; verspätete Aufzeichnungen sind eigene Befunde. Die Aufzeichnung ist elektronisch und manipulationssicher (unveränderliche Ereignisse, Korrekturhistorie, Audit-Hash-Kette) und wird mindestens zwei Jahre aufbewahrt. Fremdnützige Vor- und Nachbereitungszeiten (Umkleiden, Waschen, Rüsten, innerbetriebliche Wege) können innerhalb der gestempelten Arbeitszeit kategorisiert und exportiert werden. Die unten genannten Punkte prüft Zeitavo nicht.

  • Öffentlicher Dienst: Beamtinnen, Beamte und übertragenes Beamtenrecht

    Nicht geprüft

    Beamtinnen und Beamte sowie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, auf die die Dienstbehörde nach § 19 ArbZG das Arbeitszeitrecht der Beamten übertragen hat

    Für Beamtinnen und Beamte gilt das Arbeitszeitgesetz nicht, sondern die Arbeitszeitverordnung des Bundes oder des jeweiligen Landes. Zeitavo prüft diese Regeln nicht.

  • Kirchen und Religionsgemeinschaften

    Teilweise geprüft

    Beschäftigte der Kirchen und öffentlich-rechtlichen Religionsgesellschaften

    Das Arbeitszeitgesetz gilt außerhalb des liturgischen Bereichs. Zeitavo prüft die allgemeinen Regeln; Beschäftigte im liturgischen Bereich können an der Beschäftigung ausgenommen werden. Abweichungen aus kirchlichen Arbeitsrechtsregelungen prüft Zeitavo nicht.

  • Krankenhäuser, Pflege und Betreuung

    Teilweise geprüft

    Krankenhäuser und andere Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen

    Zeitavo prüft die allgemeinen Regeln und die verkürzte Ruhezeit nach § 5 Abs. 2 ArbZG mit Ausgleich, wenn der Betrieb als Krankenhaus oder Pflegeeinrichtung gekennzeichnet ist. Rufbereitschaft, Bereitschaftsdienst und tarifliche Abweichungen prüft Zeitavo nicht oder nur eingeschränkt.

Stand des Scope-Registers: Version 2026.10.3, geprüft am 02.10.2026.

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