Ratgeber · Stand: 05.10.2026

Arbeits­zeit­erfassung in Deutschland: Pflicht, Regeln und Umsetzung

Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Dieser Ratgeber fasst zusammen, was heute gilt, was die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes ändern würde und wie Sie die Erfassung einführen.

Gibt es eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Ja. Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 entschieden (C-55/18), dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System einrichten müssen, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 beschlossen (1 ABR 22/21), dass diese Pflicht in Deutschland bereits gilt. Es leitet sie aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes ab.

Arbeitgeber müssen danach ein System einführen und verwenden, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Eine Ausnahme nach der Größe des Betriebs nennt der Beschluss nicht.

Muss die Arbeitszeit elektronisch erfasst werden?

Nach dem geltenden allgemeinen Recht ist weder eine elektronische Form noch eine Erfassung am selben Tag vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass das System objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Die Erfassung darf an die Beschäftigten übertragen werden; die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.

Strengere Vorgaben zu Form, Frist und Aufbewahrung enthalten Spezialgesetze, etwa für die Beschäftigtengruppen des Mindestlohngesetzes (§ 17 MiLoG), nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz, für Leiharbeit (§ 17c AÜG) und in der Fleischwirtschaft (§ 6 GSA Fleisch: elektronisch, gegen Manipulation geschützt und unmittelbar).

Was plant die Reform des Arbeitszeitgesetzes?

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im Juni 2026 einen Referentenentwurf vorgelegt. Er ist kein geltendes Recht; beschlossen ist bis zum Stand dieses Ratgebers nichts. Kernpunkte des Entwurfs sind:

• elektronische Aufzeichnung der Arbeitszeit,
• grundsätzlich Erfassung am Tag der Arbeitsleistung,
• Aufbewahrung mindestens zwei Jahre,
• Übertragung der Erfassung an Beschäftigte bleibt möglich,
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich,
• Ausnahmen und Übergangsfristen nach der Größe des Betriebs,
• tarifliche Möglichkeiten für eine wöchentliche statt tägliche Betrachtung.

Zeitavo zeigt auf Wunsch mit einem eigenen Profil, wie sich der Entwurf auf die erfassten Zeiten auswirken würde. Das Profil ersetzt nicht das geltende Recht.

Welche Grenzen setzt das Arbeitszeitgesetz?

Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG)

Werktäglich 8 Stunden, bis zu 10 Stunden, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen 8 Stunden je Werktag nicht überschritten werden. Werktage sind Montag bis Samstag.

Ruhepausen (§ 4 ArbZG)

Mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 bis 9 Stunden Arbeit, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden, in Abschnitten von mindestens 15 Minuten. Länger als 6 Stunden am Stück darf niemand ohne Ruhepause arbeiten.

Ruhezeit (§ 5 ArbZG)

Mindestens 11 Stunden ohne Unterbrechung nach dem Ende der täglichen Arbeitszeit; in bestimmten Bereichen ist eine Verkürzung um bis zu eine Stunde mit Ausgleich zulässig.

Nachtarbeit (§§ 2 und 6 ArbZG)

Nachtzeit ist von 23 bis 6 Uhr, in Bäckereien und Konditoreien von 22 bis 5 Uhr. Nachtarbeit ist Arbeit, die mehr als 2 Stunden der Nachtzeit umfasst.

Sonn- und Feiertage (§§ 9 bis 11 ArbZG)

Grundsätzlich beschäftigungsfrei; Ausnahmen nach § 10 mit einer Mindestzahl freier Sonntage und Ersatzruhetagen.

Für Beschäftigte unter 18 Jahren gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz, für Schwangere und Stillende das Mutterschutzgesetz, jeweils mit strengeren Grenzen. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen dürfen nur im gesetzlich erlaubten Rahmen abweichen (§ 7 ArbZG). Für einige Branchen gelten eigene Regeln; welche davon Zeitavo prüft, steht unter Branchen und Sonderregelungen.

Gilt die Pflicht auch bei Vertrauensarbeitszeit?

Ja. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit nicht vorgibt und nicht laufend kontrolliert. Das Modell bleibt möglich, die Arbeitszeit wird aber trotzdem erfasst, und die gesetzlichen Grenzen gelten weiter. In Zeitavo ist Vertrauensarbeitszeit ein eigenes Arbeitszeitmodell ohne Gleitzeitkonto, mit denselben Prüfungen wie alle anderen.

Wie lange müssen Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Einige Gesetze nennen Fristen: Aufzeichnungen über die Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgeht, sind nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre aufzubewahren, ebenso die Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG. Für die vollständige Erfassung nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts nennt das Gesetz keine allgemeine Frist.

Zeitavo bewahrt Arbeitszeiten als Produktvorgabe zwei Jahre auf; Sie können die Frist für Ihr Unternehmen verlängern. Die Vorgabe ist keine Aussage über eine gesetzliche Mindestfrist.

Was gilt für Betriebsrat und Datenschutz?

Dass die Arbeitszeit erfasst wird, gibt das Gesetz vor. Wie sie erfasst wird, unterliegt in Betrieben mit Betriebsrat der Mitbestimmung, vor allem bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung geeignet sind (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Zeitavo gibt dem Betriebsrat eigene Leserechte und exportiert die Konfiguration als Grundlage für eine Betriebsvereinbarung.

Rechtsgrundlage für die gesetzlich erforderliche Erfassung ist nach der Datenschutz-Grundverordnung grundsätzlich die rechtliche Verpflichtung des Arbeitgebers (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Zusätzliche Daten brauchen eine eigene Prüfung; einen Standort erfasst Zeitavo beim Stempeln standardmäßig nicht. Mehr dazu unter Sicherheit und Datenschutz.

So führen Sie die Arbeitszeiterfassung ein

1. Regeln sammeln: Arbeitszeitmodelle, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Sonderregeln Ihrer Branche zusammentragen.
2. Betriebsrat einbinden, wenn es einen gibt, und das „Wie“ der Erfassung gemeinsam festlegen.
3. Beschäftigte informieren: wie und wann erfasst wird, wer die Daten sieht und wie Korrekturen laufen.
4. Werkzeug einrichten: In Zeitavo legen Sie Betrieb mit Bundesland, Arbeitszeitmodelle und Regelprofil an und laden die Beschäftigten ein.
5. Starten und nachsteuern: Hinweise auf mögliche Verstöße regelmäßig ansehen und ihre Ursachen klären.

Zeitavo erfasst Beginn, Ende und Pausen im Browser und als Web-App, auch ohne Verbindung, prüft die Zeiten nach versionierten Regelprofilen und weist auf mögliche Verstöße hin. Korrekturen brauchen eine Begründung und stehen im Protokoll; Aufzeichnungen zur Vorlage bei Behörden exportieren Sie je Person und Zeitraum.

Häufige Fragen